Guião para uma videoconferência feliz

Guess What Comunicação, Digital 7 Maio, 2020

Assim que a pandemia chegou a Portugal, o mundo do trabalho mudou radicalmente. Todos os que podiam passaram a desenvolver remotamente a sua atividade profissional e o uso de plataformas para fazer videochamadas disparou exponencialmente. Quais são os sete passos para uma videoconferência feliz? Aqui ficam:

Teste – Antes de começar uma reunião veja se a sua Internet está com boa velocidade. Se não, veja o que pode fazer.  Se não conhece a ferramenta que vai usar, experimente-a antes. Não seja a única pessoa que não sabe partilhar o ecrã. Se não conseguir testar a plataforma recorra a um tutorial online

Fundo – Não faça a reunião em qualquer sítio da casa. Apesar de estar fora do escritório, é importante passar uma mensagem de credibilidade e deve ter atenção ao que aparece atrás de si. Uma parede branca é uma opção neutra e será a mais correta e não vai distrair ninguém.

Dress Code – Ninguém espera que esteja em casa de fato e gravata, mas ninguém quer ter uma reunião profissional com alguém que está de pijama, mesmo que seja um colega. Deixe que seja o mood da reunião a decidir o tom da mesma e não a sua forma de vestir. Opte por um casual chique. 

Som – Opte por ouvir e falar através de auriculares. Melhora o som e ajuda-o a focar-se na reunião. Tenha o cursor sempre perto do botão de mute.  Evite que um barulho na sua casa seja a razão de uma reunião ser interrompida e mantenha sempre o seu microfone desligado quando não está a falar. 

Luz – Escolha um sítio bem iluminado. Convém que seja visto. Já agora, a não ser que tenha mesmo um problema informático, entre sempre com a câmera ligada para não criar uma situação de desigualdade.

Enquadramento – Os outros participantes esperam ter uma reunião consigo, vendo a sua cara e parte do seu tronco.  Não querem ver um grande plano seu nem apenas a sua testa. Faça um teste antes e enquadre bem a sua posição. Seja notado apenas pelo que tem a dizer.

Prepare-se – Nas reuniões remotas basta um botão para desaparecer, algo que daria jeito em algumas reuniões presenciais. Mas não use esse botão. Prepare a reunião para saber o que dizer.

Tempo – Estamos todos em casa, mas o nosso tempo continua a ser valioso. Se marcou uma reunião de 30 minutos, use-os bem e não os ultrapasse.

Francisco Chaveiro Reis, Partner